稟議ワークフローのChat化

関わる人全員が、チャットだけでつながる

申請する人も、承認する人も、確認したい人も、開くのはいつものGoogle Chatだけ。専用画面にログインする人は、ひとりもいません。

通知・検索・照会もチャットの対話で。メールも、別システムの画面も、間に挟まりません。

こんな課題はありませんか

• 稟議が紙やメールに散らばり、誰がいつ承認したのか後から追えない
• ワークフロー製品を入れたが、承認者がログインせず結局メールで催促している
• 契約書の中身を読まないまま承認が回っている
• 人数課金のツール費用が、利用の実態に見合っていない

仕組みの特徴

• 申請は受付スペースのボタンから。入力内容は本人にしか見えません
• 承認者には部署のスペース、または本人宛のメッセージにカードが届き、ボタンを押すだけで完了します
• 押した人物をGoogleが検証し、「誰が・いつ・どう判断したか」を台帳に自動記録します
• 承認ルートや金額の閾値はスプレッドシート2枚で管理。ルール変更にエンジニアは要りません
• AIは契約書のリスク要約と論点整理まで。判断は必ず人が行います

稟議の先にあるもの：判断の記録が、会社の知識になる

この仕組みの中身は「入力 → AIが判断材料を整える → 権限のある人が判断する → 判断が記録に残る」という型です。判断する人は上司でなくてもかまいません。営業日報を製品担当や技術の専門家が読み、「共有すべき知識か」を判断して台帳に載せる。顧客からの質問への回答案を法務が承認して、次からの標準回答にする。稟議と同じエンジンで、こうした「知識の承認」が回ります。

• 営業日報・顧客対応記録の共有知識化を、上司ではなく専門家の判断で行う
• 誰が・いつ・何を知識として認めたかが台帳に残り、AIがそれを参照して次の判断材料を出せる
• 「AIが勝手に判断する会社」ではなく「人の判断が蓄積され、AIがそれに学ぶ会社」への第一歩

導入の進め方

1. 稟議の型を整理する

   承認ルート、金額の閾値、部署ごとの承認者、差戻しの扱いをヒアリングし、御社の運用をそのまま表2枚に落とし込みます。

2. Chatの中に組み込む

   御社のGoogle Workspace内に承認Botを構築し、申請・承認・通知・台帳記録をつなぎます。AIによる要約の範囲は社内規程に合わせて決めます。

3. 運用に乗せる

   部署単位の受入テストを経て本番へ。承認者の交代やルール変更は御社側で表を書き換えるだけ。名刺発行や出張申請など、他の申請への横展開も同じ仕組みで行えます。

構築事例

• 契約承認ワークフロー 申請・AIリスク要約・課長／部長／法務／役員の多段承認・差戻し・台帳記録・完了通知をGoogle Chatで完結（本番展開準備中）